Как правильно оформить поступление на баланс материальных активов, а позже их выдачу и исключение из складских списков? Все уже предусмотрено законодательными актами, нужно только воспользоваться правилами и централизованными формами. Для данного случая понадобятся накладная, ордер, платежное поручение и акт на завершающее списание отработанных материалов по факту. Каждый документ заводится на своем этапе.

Порядок движения ресурсов

Сначала расходное сырье поступает из внешнего источника или переводится из других своих же активов.

Для 2021 года это может быть:

• договорная закупка у поставщика извне;
• частная закупка подотчетным физлицом за наличный расчет;
• продукты собственного производства;
• продукты ликвидации своих основных средств;
• излишек, появившийся по результатам инвентаризации.

Все это рано или поздно попадает в акт для списания материалов по разным причинам, который не будет действителен без должного документирования предварительно, даже если происходит списывание в металлолом утиля.

Оформление поступления

На этом этапе узаконивающую роль в России играют сопроводительные накладные и расчетные счета (требования, счета-фактуры). Эти документы поставщик прилагает к грузу, направляемому адресату.

По прибытии товара бухгалтера сверяют предоставленную документацию, убеждаются, что нет ошибок, после – направляют поступление к снабженцам или напрямую в склад. Там составляется приходный ордер-М4, и оттуда идет списание строительных материалов или прочих матценностей.

Важно проверить, чтобы объем поступления соответствовал заявленным в документах данным. Если будут расхождения, специально созданная комиссия должна отобразить это в протоколе приемки. Членами комиссии назначаются делегаты заинтересованных сторон и третья сторона-приглашенный эксперт. Сведения, отраженные в протоколе, защитят в дальнейшем пострадавших материально-ответственных лиц, если выявится нехватка. Достаточно будет, например, дополнить этими сведениями акт на списание материалов или претензию недобросовестному поставщику.

Перебрасывание активов внутри своей материальной базы фиксируется с помощью накладных, а закупки подотчетными лицами легализуются с помощью авансовых отчетов, кассовых чеков, товарных ордеров.

Выдача ТМЦ и их реализация

Расходные ресурсы выдаются посредством:

• лимитно-заборных Ф-М8 (карточек) – для постоянного отпуска;
  
  
• накладных-поручений – для разовых или несистематических отпусков;
• карт СУ (складской учет) – для внутреннего пользования.

Получатели расписываются в получении в соответствующих документах, после чего сырье реализуется, а позже снимается с баланса организации должным образом, для чего подается рапорт на списание материальных ценностей от матответственного лица.

Утверждение списывания

Актировать списывание на основании поданного рапорта может только спецкомиссия из главы финансового органа, ответственного материально лица и профильного специалиста компании. Можно заранее подготовить бланки актов на списание материалов по образцу, однако следует учесть, что форма акта списания материалов не носит характер догмы, и организации дозволено подгонять документ под свою деятельность.

Главное, чтобы были соблюдены основные нормы:

• указаны номер, дата;
• прописана организация;
• детально расписаны снимаемые с баланса единицы, включая их стоимость, количество, форму измерения;
• перечислены члены комиссии, собраны их подписи;
• стоит утверждающая виза главы организации.

Типовой образец акта на списание материалов доступен ниже, и стоит знать, что актирование возможно подписать факсимиле руководителя.

Следует учитывать, что разные сферы производства могут оперировать разными видами ресурсов, поэтому во избежание нестыковок лучше подобрать для образца готовый пример акта на списание именно по своему профилю. Так, для строительного производства он должен, как правило, выглядеть таким образом:

Грамотно организованное документирование матценностей предприятия в части их списывания – один из главных инструментов отчета перед контролирующими органами, и в первую очередь, перед налоговой. Поэтому оборот средств в компании должен быть налажен наиболее компетентно.